C’est le moment ! Vous passez de créateur d’entreprise à employeur/recruteur ! L’embauche du premier salarié est une étape importante pour toute entreprise. Cela signifie que l’entreprise se développe et qu’il est temps de déléguer certaines tâches afin de décupler votre croissance, et même, d’acquérir de nouvelles compétences pour générer de nouvelles opportunités. Mais si c’est la première fois… bonjour le stress ! Cette nouvelle aventure humaine va vous permettre de déléguer et développer d’autres sujets que vous n’aviez pas encore eu le temps de traiter…
Voici un résumé des démarches à suivre pour réussir votre première embauche.
Quels sont mes besoins précis pour ce recrutement ?
La première étape pour embaucher un salarié est de définir les besoins de l’entreprise.
Quelles compétences sont nécessaires ?
Avez-vous besoin de techniques et compétences précises sur des logiciels, méthodes de travail ?
Quelles sont les missions associées à ce poste ?
Il est important de répondre à ces questions afin de proposer ensuite une offre d’emploi claire et précise. Cela permettra d’attirer les candidats qui correspondent aux besoins de l’entreprise.
Il vous faudra définir le format du contrat :
- vous avez l’envie et le temps nécessaire pour recruter et former un(e) alternant(e)
- un contrat intérimaire ou un CDD vous permettront d’avoir une date de début et de fin (idéal dans les professions liées à la saisonnalité par exemple)
- un CDI vous assurera une certaine durabilité pour développer vos futurs projets.
Egalement, soyez au clair sur le niveau d’expérience (junior, confirmé ou senior) dont vous avez besoin en tant qu’employeur. Celui-ci a un impact direct sur le délais de disponibilité ; une personne en poste, avec un statut cadre, aura 3 mois de préavis : ce n’est pas sans conséquence si votre activité a besoin très rapidement…
Quelles sont les aides à l’embauche auxquelles vous pouvez prétendre ?
Le saviez-vous ? En recrutant votre premier salarié, vous pouvez être sujet à des allégements ou exonérations de cotisations . ce serait dommage de ne pas profiter des aides disponibles !
Le site du Gouvernement répertorie précisément tous les dispositifs d’aide à l’embauche, avec notamment :
- les aides en cas de recrutement d’une personne demandeuse d’emploi (affiliée à Pôle Emploi)
- le cas de la réduction générale des cotisations patronales
- les aides pour l’embauche d’une personne en situation d’handicap
- le cas de l’alternance
- les zones en difficulté
- toutes les aides exceptionnelles : aides à l’embauche dans le secteur du spectacle, VTE Territoires d’Industrie….
Comment rédiger l’annonce ?
Une fois que les besoins de l’entreprise ont été définis, il est temps de construire votre offre d’emploi. Elle doit contenir toutes les informations nécessaires pour que les candidats sachent exactement ce dont vous avez besoin en termes de savoir-faire, expériences, formations et également laisser paraitre vos valeurs professionnelles, il s’agit de poser un cadre tant sur la mission proposée que sur l’environnement de travail.
Pensez à vous attarder sur l’écriture d’une partie parfois plus observée que les missions et les compétences : les + de la société ; sa situation géographique, les congés, les avantages divers et variés (full remote possible par exemple, horaires flexibles…).
Si vous le pouvez, nous vous invitons à communiquer le salaire proposé, sous forme de fourchette. Comme pour une prestation de service, il est intéressant de communiquer autour des sommes prévues pour ce recrutement. Cette précision est appréciée par les futurs candidats et indique un message de transparence qui fera la différence.
Pour résumer, votre offre doit donc inclure le titre du poste, les missions, les compétences requises, le type de contrat proposé, la durée du contrat (date de démarrage) et les avantages éventuels.
Comment sélectionner les profils et démarrer la phase de recrutement ?
Une fois que l’offre d’emploi a été publiée sur les différentes plateforme de recherche d’emploi privilégiées par votre secteur d’activité (Indeed, Pôle Emploi, Ouest Job, LinkedIn et réseaux pros, Welcome to the Jungle, l’APEC, les sites de filières), et sur vos propres canaux de communication, les candidatures vont commencer à arriver.
Dans l’idéal, on peut s’inspirer des pratiques des chargés de recrutement pour s’assurer de sourcer au mieux les profils.
Voici un déroulé type de ce qui est mis en place par un pôle RH au sein d’une entreprise, à titre d’exemple :
1) Vous réceptionnez TOUTES les candidatures.
2) Vous avez pu étudier et mettre en perspective les profils reçus. C’est une phase de prise de contact avec les premiers candidats intéressants pour s’assurer de la correspondance humaine et professionnelle. Vous pourrez aborder quelques premières questions et en recevoir également mais ce premier échange doit tenir en 30 minutes.
Important : vous pouvez vous laisser l’opportunité de recevoir encore des candidatures sur cette période, si les profils ne sont pas correspondants à votre fiche de poste partagée.
3) Il s’agit de la période des entretiens plus poussés (en visio ou physique) pour aborder les références, les objectifs du poste, les expériences attendues pour ce poste ainsi que l’organisation interne que vous proposerez. Ce moment est aussi l’occasion pour le candidat d’aborder des questionnements autour du projet professionnel que vous allez proposer, mais aussi les avantages (mutuelle, télétravail, horaires, congés…) en tant que recruteur.
A l’issue de cet échange, vous affinerez votre sélection de profils en fonction des différentes qualités que vous avez pu soulever pour sélectionner un trio de candidats, par exemple.
4) C’est le moment de révéler les talents par le biais d’une autre rencontre ou d’une étude de cas (ceci se fait beaucoup dans le tertiaire, notamment les métiers de la communication et du développement informatique). L’idée est de voir si la correspondance sentie dans le second entretien se confirme sur un troisième entretien pour ensuite se projeter sur un tout premier recrutement pour vous accompagner dans votre entreprise.
5) Vous pourrez ainsi annoncer la belle nouvelle à votre candidat(e) retenu(e) et entamer si nécessaire une négociation, répondre à d’éventuelles questions et points non abordés précédemment. Cette période peut être propice à la rédaction d’une promesse d’embauche également, histoire de mettre fin au processus de recrutement et recherches des deux côtés et de consolider la future collaboration.
Ces étapes sont importantes et inspirantes mais pour vous dont les heures disponibles passent toujours trop vite, il faut aller à l’essentiel…
3 conseils clés pour gagner du temps :
- Lister les 4/5 critères rédhibitoires qui s’ils ne sont pas “cochés” permettront d’écarter d’office le CV. Gain de temps assuré !
- Miser sur les réseaux sociaux pour profiter de l’effet réseau : réalisez un post attractif pour partager votre offre d’emploi, vous n’avez pas forcément besoin de l’héberger sur un site, vous pouvez simplement proposer une fiche de poste à l’intérieur d’une publication
Notre conseil. pensez à identifier des confrères et votre réseau pour gagner en visibilité et en partages, et également précisez la localisation, le timing et si possible les avantages.
- Se fixer des échéances :
- Date à partir de laquelle on cesse de rechercher les CV
- Se caler un temps de 2H pour trier les CV et caler les RDV.
- Se donner une date pour finaliser le choix
Faire des check-lists !
Pour chaque CV, identifiez en amont les points forts et les points faibles pour gagner du temps lors de l’entretien. C’est le moment où justement, vous devez focaliser votre attention sur ces points à clarifier : testez-les via des questions dédiées et précises, quitte à les reposer de manière détournée si le candidat s’y dérobe. L’exercice n’est pas toujours aisé, mais complètement incontournable.
Embaucher son premier salarié peut sembler complexe, mais en suivant ces étapes, vous pourrez réussir votre première embauche en toute sérénité. Il est important de bien définir les besoins de l’entreprise, de rédiger une offre d’emploi claire et précise, et de sélectionner les candidats en fonction des critères établis. En suivant ces démarches, vous serez en mesure de recruter un salarié qui contribuera au développement de votre entreprise.
Vous retrouverez une autre check-list avec toutes les précisions de ces étapes pré-embauche et post-embauche à ne pas négliger !
Le saviez-vous ? Tous nos clients ont un comptable dédié et un(e) collaborateur paie attitré, dès que vous commencez à recruter, votre gestionnaire de paie vous guide pour la bonne réalisation de vos formalités d’embauche et gère les paies de vos salariés !
Nous avons d’ailleurs mis en place une prestation de recrutement chez Amarris Contact. Nos clients peuvent profiter d’un service et d’un savoir-faire RH éprouvé pour recruter. Notamment en cas de sourcing sur des profils pénuriques où le recrutement se révèle toujours très laborieux.
Dans ces cas là, déléguez cette tâche pour gagner en sérénité et efficacité !
